Tietosuojan vuosisuunnitelma tukee osoitusvelvollisuutta ja toimii johdon raportoinnin työkaluna. Se tukee päätöksenteossa ja optimoi resurssien käyttöä, lisää organisaation tietosuojatietoisuutta ja kehittää tietosuojakulttuuria. Ennen kaikkea vuosisuunnitelma tuo selkeyttä, lisää järjestelmällisyyttä ja näkyvyyttä usein mutkikkaisiin tietosuojatehtäviin ja -projekteihin – ja tätä kautta mielenrauhaa. Tilikauden päättyessä tietosuojan vuosisuunnitelman pohjalta saa myös nopeasti laadittua informatiivisen tietotilinpäätöksen. Nämä ovat hyviä syitä siihen, miksi tietosuojan vuosisuunnitelma kannattaa laatia, vaikka se ei pakollista olekaan.
Tietosuojan vuosisuunnitelman kolme tärkeää elementtiä ovat määrittely, aikataulutus ja raportointi. Tässä tarkemmin näistä kolmesta konkreettisesta askelmerkistä, jotka auttavat sinua laatimaan tai päivittämään tietosuojan vuosisuunnitelman:
- Määrittele tehtävät ja sisällöt
Vuosisuunnitelmaan kannattaa lakisääteisten tehtävien lisäksi määritellä organisaatiollle merkitykselliset tehtävät; suunnitelman tarkoitus on tukea organisaation tavoitteita. Muista pilkkoa tehtävät järkevän kokoisiin tehtäväkokonaisuuksiin, sillä se helpottaa paitsi suunnitelman toteuttamista myös tehtävien delegointia.
- Aikatauluta
Jaa vuosisuunnitelman tehtävät koko kalenterivuodelle. Lisäksi kannattaa varmistaa, että tehtävien aikataulu on suunniteltu tehokkaasti, jotta ylimääräiseltä turhalta työtä vältytään, esimerkiksi kuvaus käsittelytoimista (Records of Processing) kannattaa tehdä ennen tietosuojaselosteiden läpikäyntiä. Tietosuojan vuosisuunnitelma on dynaaminen työkalu, eli varaudu päivittämään suunnitelmaa ja aikatauluja tarpeen vaatiessa.
- Raportoi
Organisaation johto on tyypillisesti kiinnostunut tietosuojan kokonaistilasta eli vastauksesta kysymykseen “Onko meillä kaikki hyvin?”. Hyvin laadittu ja ylläpidetty tietosuojan vuosisuunnitelma auttaa raportoinnissa ja kertoo selkeästi organisaation tietosuojan tilasta. Tilikauden päättyessä tietosuojan vuosisuunnitelman pohjalta saa nopeasti laadittua informatiivisen tietotilinpäätöksen.
Tietosuojan vuosisuunnitelma kannattaa laatia samanaikaisesti organisaation muun vuosisuunnittelutyön kanssa, joka usein tehdään tilikaudelle tai kalenterivuodelle. Privaonin DPO365-palvelu tuo selkeyttä tietosuojavastaavan rooliin hyvin toteutetun suunnittelun, raportoinnin ja ohjauksen avulla. DPO365 auttaa ja tukee sinua tietosuojan vuosisuunnitelman laatimisessa.