Miksi ulkoistaa tietosuojavastaava?
Tietosuojavastaavan ulkoistaminen on yhä suositumpi ratkaisu yrityksille, jotka haluavat varmistaa GDPR:n eli tietosuoja-asetuksen vaatimustenmukaisuuden ja suojata esimerkiksi asiakasdataansa tehokkaasti. Ulkoistaminen tarjoaa yrityksille mahdollisuuden hyödyntää tietosuoja-asiantuntijoiden osaamista ilman, että heidän tarvitsee palkata kokopäiväistä työntekijää.
Ulkoistettu tietosuojavastaava tuo mukanaan syvällisen tietämyksen tietosuojalainsäädännöstä ja laajan kokemuksen tietosuojakäytännöistä eri toimialoilta. Tämä on erityisen tärkeää, kun otetaan huomioon tietosuoja-asetuksen monimutkaisuus ja jatkuvasti päivittyvät viranomaisohjeistukset ja -tulkinnat. Ulkoistamalla tietosuojavastaavan yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa ja jättää tietosuoja-asiat ammattilaisten hoidettavaksi.
Lisäksi ulkoistaminen voi olla kustannustehokas ratkaisu, erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille. Sen sijaan, että investoitaisiin resursseja oman tietosuojatiimin rakentamiseen, ulkoistettu tietosuojavastaava tarjoaa tarvittavan asiantuntemuksen ja tuen joustavasti ja skaalautuvasti.
Ulkoistetun tietosuojavastaavan tehtävät
Ulkoistettu tietosuojavastaava hoitaa samoja tehtäviä kuin sisäinen tietosuojavastaava. Näillä varmistetaan yrityksen tietosuojan taso. Näihin tehtäviin kuuluvat muun muassa tietosuojakäytäntöjen ja -prosessien kehittäminen ja ylläpitäminen, tietosuojariskien arviointi sekä henkilöstön kouluttaminen tietosuoja-asioissa.
Ulkoistettu tietosuojavastaava toimii myös yrityksen ja valvontaviranomaisten välisenä yhteyshenkilönä. Tämä rooli on erityisen tärkeä, jos yritys joutuu käsittelemään henkilötietojen tietoturvaloukkauksia eli tietosuojaloukkauksia tai muita tietosuojaan liittyviä ongelmia. Ulkoistettu tietosuojavastaava seuraa, että yritys noudattaa kaikkia lakisääteisiä velvoitteita ja raportoi tarvittavat tiedot viranomaisille ajallaan.
Lisäksi ulkoistettu tietosuojavastaava auttaa yritystä valmistautumaan tietosuojatarkastuksiin ja auditointeihin. Hän varmistaa, että tarvittavat ohjeistukset ja muut dokumentit ovat kunnossa ja että yritys pystyy osoittamaan vaatimustenmukaisuutensa selkeästi ja kattavasti.
Ulkoistamisen hyödyt yrityksellesi
Ulkoistaminen tuo mukanaan monia etuja yritykselle. Ensinnäkin se vapauttaa yrityksen resursseja, jolloin ne voidaan kohdistaa ydinliiketoiminnan kehittämiseen. Tämä on erityisen tärkeää pienille ja keskisuurille yrityksille, joilla ei välttämättä ole resursseja palkata kokopäiväistä tietosuojavastaavaa. Ulkoistetun tietosuojavastaavan palvelu skaalataan kullekin asiakasyritykselle sopivaksi. Ulkoistamisella yritys pystyy myös varmistumaan siitä, että tietosuojavastaavan palvelut ovat käytössä yksittäisen työntekijän lomien tai muiden poissaolojen haittaamatta.
Toiseksi ulkoistettu tietosuojavastaava tuo mukanaan ajantasaisen tiedon ja asiantuntemuksen tietosuojalainsäädännöstä ja viranomaisohjeistuksista. Tämä mahdollistaa, että yrityksellä on käytettävissään ajantasaisin tieto tietosuojavaatimuksista ja että yritys pystyy reagoimaan nopeasti mahdollisiin muutoksiin. Ulkoistettu tietosuojavastaava voi myös tarjota arvokkaita neuvoja ja suosituksia tietosuojakäytäntöjen parantamiseksi.
Kolmanneksi ulkoistaminen voi parantaa yrityksen mainetta ja luotettavuutta asiakkaiden silmissä. Nimittämällä asiantuntevan kumppanin ulkoistetuksi tietosuojavastaavaksi yritys pystyy osoittamaan, että se ottaa tietosuojan vakavasti ja on sitoutunut noudattamaan GDPR-vaatimuksia. Tämä voi vahvistaa yrityksen asiakassuhteita ja lisätä asiakkaiden luottamusta.
Miten valita oikea palveluntarjoaja
Oikean palveluntarjoajan valinta on kriittinen askel tietosuojavastaavan ulkoistamisessa. Ensimmäinen askel on arvioida palveluntarjoajan kokemus ja asiantuntemus tietosuojalainsäädännöstä. Asiantunteva palveluntarjoaja kouluttaa omia asiantuntijoitaan jatkuvasti. Osaamisen näyttönä ovat esimerkiksi tietosuojan ammattisertifikaatit.
Toinen tärkeä tekijä on palveluntarjoajan maine ja referenssit. On suositeltavaa tarkistaa, millaisia asiakkaita palveluntarjoajalla on ollut ja millaisia tuloksia he ovat saavuttaneet. Tämä antaa hyvän kuvan siitä, miten palveluntarjoaja on onnistunut vastaamaan asiakkaidensa tarpeisiin ja haasteisiin. On tärkeää valita kumppani, joka ymmärtää yrityksesi tarpeet ja pystyy tarjoamaan räätälöityjä ratkaisuja.
Lopuksi on tärkeää varmistaa, että palveluntarjoaja tarjoaa joustavia ja skaalautuvia palveluita. Yrityksen tarpeet voivat muuttua ajan myötä, joten on tärkeää valita kumppani, joka pystyy mukautumaan näihin muutoksiin ja tarjoamaan tarvittavaa tukea ja asiantuntemusta kaikissa tilanteissa.
Jos olet kiinnostunut tietosuojavastaavan ulkoistamisesta, tutustu Privaonin tarjoamaan ulkoistettu tietosuojavastaava (DPOaaS) -palveluun täällä.