Tietosuoja on kriittinen osa organisaatioiden riskienhallintaa. GDPR:n eli tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamisen jälkeen tietosuojavastaavan rooli on korostunut, koska tiettyjen kriteerien täyttyessä tietosuojavastaavan nimittäminen on pakollista. Monille yrityksille ulkoistettu tietosuojavastaava on tehokas ja kustannustehokas ratkaisu. Mutta miten ulkoistettu tietosuojavastaava toimii? Tässä artikkelissa käymme läpi vastauksia kysymykseen yksityiskohtaisesti.
Mikä on ulkoistettu tietosuojavastaava?
Ulkoistettu tietosuojavastaava (Data Protection Officer as a Service, DPOaaS) on palvelu, jossa organisaatio ulkoistaa tietosuojavastaavan tehtävät ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Palveluntarjoaja seuraa sitä, että yritys noudattaa GDPR:n ja muun tietosuojalainsäädännön ja viranomaisohjeistusten vaatimuksia. Ulkoistettu tietosuojavastaava toimii yrityksen ulkopuolisena resurssina, mutta on tiiviisti mukana organisaation tietosuojaprosesseissa ja tietosuojahallinnossa.
Ulkoistettu tietosuojavastaava tuo mukanaan laajan kokemuksen ja asiantuntemuksen, mikä voi olla erityisen hyödyllistä pienille ja keskisuurille yrityksille, joilla ei ole resursseja palkata omaa tietosuojavastaavaa. Tämä palvelu voi kattaa kaiken tietosuojan suunnittelusta ja hallinnoinnista aina raportointiin ja vaatimustenmukaisuuden osoittamiseen.
Privaon tarjoaa ulkoistettua tietosuojavastaavaa palveluna, joka auttaa organisaatioita varmistamaan tietosuojan vaatimustenmukaisuuden. Lisätietoja palvelusta löydät täältä.
Ulkoistetun tietosuojavastaavan hyödyt
Ulkoistetun tietosuojavastaavan suurin etu on asiantuntemus. Ulkoistettu tietosuojavastaava tuo mukanaan syvällisen tietämyksen GDPR:stä ja muusta tietosuojalainsäädännöstä. Tämä varmistaa, että asiakasorganisaatio pystyy noudattamaan tietosuojavaatimuksia ja välttämään tietosuojaongelmia, joista voisi seurata viranomaissanktioita ja mainehaittoja.
Toinen merkittävä etu on kustannustehokkuus. Ulkoistamalla tietosuojavastaavan tehtävän yritys voi säästää palkkakustannuksissa ja koulutuskuluissa. Palveluntarjoaja vastaa ulkoistettuna tietosuojavastaavana toimivien asiantuntijoidensa osaamisen ajantasaisuudesta, kuten tietosuojasertifikaateista.
Ulkoistettu tietosuojavastaava voi myös tarjota joustavuutta, sillä palvelua voidaan skaalata yrityksen tarpeiden mukaan. Ulkoistetun tietosuojavastaavan resurssit sovitaan asiakasyrityksen henkilötietojen käsittelyn laajuuden ja vaativuuden mukaisesti. Ulkoistetun tietosuojavastaavan avulla yritys voi myös sijaistaa sisäisen tietosuojavastaavan pitkäaikaisia poissaoloja, kuten perhevapaita.
Neljäs etu on riippumattomuus. Ulkoistettu tietosuojavastaava toimii objektiivisesti ja voi tarjota puolueetonta neuvontaa ja arviointia. Tämä voi olla erityisen arvokasta, kun organisaation sisäiset resurssit ovat rajalliset tai kun tarvitaan ulkopuolista näkökulmaa.
Miten valita sopiva palveluntarjoaja?
Sopivan palveluntarjoajan löytäminen on kriittinen vaihe ulkoistetun tietosuojavastaavan hankinnassa. Ensiksi tulee arvioida palveluntarjoajan asiantuntemus ja kokemus. On tärkeää valita palveluntarjoaja, jolla on syvällinen ymmärrys GDPR:stä ja muusta tietosuojasääntelystä.
Toinen tärkeä tekijä on palveluntarjoajan maine ja referenssit. On suositeltavaa tarkistaa, mitä muut asiakkaat sanovat palveluntarjoajasta ja pyytää referenssejä. Tämä antaa hyvän kuvan siitä, miten palveluntarjoaja on onnistunut aiemmissa asiakkuuksissa.
Kolmas tekijä on palvelun joustavuus ja skaalautuvuus. On tärkeää valita palveluntarjoaja, joka voi mukautua yrityksen muuttuviin tarpeisiin ja tarjota joustavia ratkaisuja. Tämä varmistaa, että palvelu vastaa yrityksen tarpeita nyt ja tulevaisuudessa.
Ulkoistetun tietosuojavastaavan tehtävät
Ulkoistetun tietosuojavastaavan tehtävät ovat samoja kuin sisäiselläkin tietosuojavastaavalla. Ne ovat moninaisia ja kattavat laajan kirjon tietosuojan osa-alueita. Ensimmäinen ja ehkä tärkein tehtävä on varmistaa, että organisaatio noudattaa tietosuoja-asetuksen ja muiden tietosuojasäädösten vaatimuksia. Tämä sisältää tietosuojakäytäntöjen ja -prosessien suunnittelun, toteutuksen ja valvonnan.
Toinen keskeinen tehtävä on henkilötietojen käsittelyn valvonta. Ulkoistettu tietosuojavastaavan tehtävänä on seurata, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja että tietojen suojaamiseen liittyvät riskit on minimoitu. Tämä voi sisältää esimerkiksi osallistumisen tietosuojan vaikutustenarviointien (DPIA) läpiviemiseen ja henkilötietojen tietoturvaloukkausten käsittelyyn.
Kolmas tehtävä on koulutus ja neuvonta. Ulkoistettu tietosuojavastaava kouluttaa sekä organisaation johtoa että henkilöstöä tietosuoja-asioissa ja tarjoaa jatkuvaa neuvontaa ja tukea. Tämä varmistaa, että kaikki organisaation jäsenet ymmärtävät tietosuojan merkityksen ja osaavat toimia sen vaatimusten mukaisesti.
Ulkoistettu tietosuojavastaava on tehokas ja kustannustehokas ratkaisu organisaatioille, jotka haluavat varmistaa tietosuojan vaatimustenmukaisuuden. Oikean palveluntarjoajan valinta ja ulkoistetun tietosuojavastaavan monipuoliset tehtävät auttavat organisaatiota saavuttamaan ja ylläpitämään korkeaa tietosuojan tasoa.